AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A ELLA. POR FAVOR, LÉALO DETENIDAMENTE. Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, comuníquese con nuestro Responsable de Privacidad al (508) 792-5400.

I. INTRODUCCIÓN

En este Aviso de Prácticas de Privacidad (el “Aviso”), los programas, instalaciones y servicios de Spectrum Health Systems, Inc., incluyendo los Centros de Recuperación de Nueva Inglaterra, se denominarán “Spectrum”. Esto incluye programas en Massachusetts y Virginia, incluyendo tratamiento ambulatorio, tratamiento hospitalario/residencial, programas de preliberación, programas para personas en prisión, servicios de colaboración comunitaria, etc.

Spectrum está obligado por ley a proteger la confidencialidad de su PHI conforme a las normas establecidas por las leyes locales, estatales y federales, incluyendo la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de la Información Médica de 1996 (HIPAA) y el Título 42 del Código de Reglamentos Federales (CFR), Parte 2. En determinadas circunstancias, de conformidad con este Aviso, la autorización del paciente o las leyes y regulaciones aplicables, Spectrum podrá utilizar su PHI o compartirla (en adelante, divulgarla) con terceros.

La siguiente información describirá las formas y razones en las que Spectrum puede usar y divulgar su PHI y proporcionará ejemplos para ayudarlo a comprender mejor sus derechos en cada situación.

II. USOS Y DIVULGACIONES QUE REQUIEREN SU AUTORIZACIÓN

Spectrum no puede divulgar su PHI sin su autorización por escrito en la mayoría de los casos. Puede autorizar al personal de Spectrum a divulgar su información completando el formulario de Autorización para la Divulgación de Información (también conocido como ROI). Puede especificar el tipo de información, el período de la misma y la forma en que desea permitirnos compartirla (por escrito, correo electrónico, llamada telefónica, etc.). El personal de Spectrum está capacitado para ayudarle a completar estos ROI en su totalidad, pero usted es el responsable final de identificar las entidades y la información que desea compartir. Spectrum nunca divulgará información sobre datos genéticos, estado de VIH/SIDA ni registros de enfermedades venéreas sin su autorización explícita por escrito.

Puede revocar cualquier autorización por escrito, excepto si Spectrum ya ha tomado medidas al respecto. Si recibe atención médica y desea revocar alguna autorización, puede comunicarse con cualquier empleado de Spectrum para iniciar el proceso.

Tenga en cuenta que un tribunal con jurisdicción competente u otro tercero autorizado podría solicitarle u obligarle a firmar una autorización como condición para participar en los servicios ordenados por el tribunal en Spectrum. Por ejemplo, es posible que tenga requisitos de entidades legales como el Departamento de Niños y Familias (DCF) o el Departamento de Libertad Condicional que exijan a Spectrum compartir información con ellos. Spectrum no puede hacerlo sin su autorización por escrito en la mayoría de los casos. Su disposición a cumplir con el tribunal puede afectar la capacidad de Spectrum para ayudarle a cumplir con sus expectativas.

se divulgue su PHI con o sin autorización , el personal de Spectrum siempre practicará la regla del “Mínimo necesario”, que requiere que el personal tome medidas razonables para limitar la divulgación a la cantidad mínima necesaria para lograr el propósito previsto.

III. USOS Y DIVULGACIONES QUE PUEDEN REALIZARSE SIN SU AUTORIZACIÓN

Para tratamiento, pago y operaciones

Spectrum puede divulgar PHI para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica sin su consentimiento, de la siguiente manera:

1.Para tratamiento: Spectrum usará y divulgará su PHI con su autorización para brindar o coordinar su atención médica y cualquier servicio relacionado. Por ejemplo, Spectrum podría necesitar divulgar información a un proveedor médico externo, un profesional de la salud mental u otro miembro de su equipo de atención responsable de su atención. Denegar su autorización para comunicar esto a sus otros proveedores podría generar barreras y tiempos de espera para que usted acceda a cualquier tratamiento adicional que pueda necesitar.

2. Para pago: Spectrum puede usar o divulgar su PHI con su autorización Para que el tratamiento y los servicios que recibe se facturen y se cobren a su plan de salud u otro pagador externo. Por ejemplo, Spectrum podría divulgar su PHI para que su plan de salud pueda tomar ciertas medidas antes de aprobar o pagar sus servicios. Estas medidas pueden incluir:

a. Realizar una determinación de elegibilidad o cobertura para el seguro de salud;
b. Revisar sus servicios para determinar si fueron médicamente necesarios;
c. Revisar sus servicios si fueron autorizados o certificados apropiadamente antes de su atención; o
d. Revisar sus servicios con el fin de revisar su utilización, para garantizar la idoneidad de su atención o para justificar los cambios en su atención.

3. Para operaciones de atención médica: Spectrum puede usar y/o divulgar su PHI con su autorización Para operaciones de atención médica. Estos usos y divulgaciones son necesarios para el funcionamiento de nuestra organización y garantizar que usted reciba atención de calidad. Estas actividades pueden incluir, por ejemplo, la evaluación y mejora de la calidad, la revisión del desempeño o las cualificaciones de nuestros profesionales clínicos, la capacitación de estudiantes en prácticas en actividades clínicas, la obtención de licencias y acreditaciones, la planificación y el desarrollo empresarial, y las actividades administrativas generales.

Recordatorios de citas o alternativas de tratamiento

Podemos usar y divulgar su PHI para comunicarnos con usted y recordarle que tiene una cita para una visita domiciliaria.  Podemos usar y divulgar su PHI para asesorarlo o recomendarle posibles opciones o alternativas de servicios que puedan ser de su interés.

Recaudación de fondos

Ni Spectrum Health Systems ni New England Recovery Centers interactúan con pacientes, pasados o presentes, con fines de recaudación de fondos.

Spectrum también puede usar o divulgar su PHI sin obtener su autorización por escrito para los siguientes fines:

1. Según lo exija la ley y las fuerzas del orden: Spectrum podrá usar o divulgar información médica protegida cuando así lo exija la ley o se lo ordene en un procedimiento judicial o administrativo, en respuesta a una orden judicial firmada por un juez. En caso de que se cometiera un delito en nuestra propiedad, como conducir bajo la influencia del alcohol o drogas, poner en peligro a un menor o sospecha de abuso, Spectrum podrá compartir información sobre el autor del delito, incluyendo su nombre, descripción y grabaciones de cámaras, si corresponde.

2. Para actividades y riesgos de salud pública: Spectrum puede divulgar PHI a funcionarios gubernamentales a cargo de recopilar información sobre la prevención y el control de enfermedades, reacciones a medicamentos o defectos o problemas de productos, o para notificar a una persona que puede haber estado expuesta a una enfermedad contagiosa o puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección.

3. Médicos forenses y legistas: Spectrum puede divulgar PHI a médicos forenses y/o legistas con el fin de determinar la causa de muerte, o de otro modo según sea necesario para permitir que estas partes lleven a cabo sus funciones de conformidad con la ley aplicable.

4. Donación de órganos, ojos y tejidos: Spectrum puede divulgar PHI a organizaciones de obtención de órganos para facilitar la donación y el trasplante de órganos, ojos y tejidos.

5. Para denunciar una amenaza grave a la salud o la seguridad: Spectrum puede divulgar información médica protegida (PHI) para denunciar una amenaza grave a la salud o la seguridad de usted, de otras personas o del público en general . Esto incluye sospechas de abuso o negligencia infantil o planes específicos para hacerse daño a sí mismo o a otras personas.

6. El Departamento de Correcciones: Si usted es un recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de un funcionario encargado de hacer cumplir la ley, Spectrum puede divulgar información médica sobre usted a la institución correccional.

7. Emergencias médicas: Spectrum puede usar y divulgar PHI en situaciones de emergencia, como a un EMT o personal de sala de emergencias que esté atendiendo su seguridad y necesidades médicas en la medida necesaria para brindarle atención de emergencia.

8. Demandas y disputas: si está involucrado en una demanda o una disputa con Spectrum Health Systems, Spectrum puede divulgar información médica sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa.

9. Militares y veteranos: Spectrum puede usar o divulgar la PHI del personal militar y veteranos según lo requieran las autoridades militares o de veteranos. Spectrum también puede divulgar su información para determinar su elegibilidad para los beneficios del Departamento de Asuntos de Veteranos. Finalmente, si usted es miembro de un servicio militar extranjero, Spectrum puede divulgar su información a dicha autoridad militar.

10. Funciones gubernamentales especializadas: Espectro puede divulgar PHI a funcionarios federales autorizados para inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional, y para la prestación de servicios de protección al Presidente u otras personas autorizadas o jefes de estado extranjeros o para realizar investigaciones especiales.

11. Divulgaciones a usted o para investigaciones de cumplimiento de la HIPAA: Spectrum puede divulgar su PHI a usted o a su representante personal y está obligado a hacerlo en ciertas circunstancias que se describen a continuación en relación con sus derechos de acceso a su PHI y a un informe de ciertas divulgaciones de su PHI. El centro debe divulgar su PHI al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (el “Secretario”) cuando este lo solicite para investigar el cumplimiento de las normas de privacidad emitidas bajo la Ley Federal de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (“HIPAA”).

12. Compensación laboral: Spectrum puede divulgar PHI para cumplir con las leyes de compensación laboral u otras leyes similares que brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

Todas las posibles divulgaciones en los escenarios mencionados se referirán específicamente a la PHI, según lo define la HIPAA, utilizando la Regla Mínima Necesaria. Las divulgaciones realizadas dentro de estos escenarios no incluirán información sobre el tratamiento de trastornos por consumo de sustancias.

IV. USOS Y DIVULGACIONES QUE NO REQUIEREN AUTORIZACIÓN PERO QUE USTED PUEDE LIMITAR LA INFORMACIÓN DIVULGADA

Spectrum puede usar o divulgar su PHI teniendo en cuenta las limitaciones bajo su dirección para lo siguiente:

1. Personas que participan en su atención: Spectrum podría proporcionar su información médica a alguien que contribuya a financiar su atención. Spectrum también podría usar o divulgar su información médica para notificar o ayudar a notificar a un familiar, representante personal o cualquier otra persona responsable de su atención sobre su ubicación, estado general o fallecimiento. Spectrum también podría usar o divulgar su información médica a una entidad que colabore en labores de socorro en caso de desastre y para coordinar el uso y la divulgación con este fin a familiares u otras personas que participen en su atención médica.

2. Incapacitación: En circunstancias limitadas, Spectrum podría divulgar su información médica a un amigo o familiar que participe en su atención. Si está presente físicamente y tiene la capacidad de tomar decisiones sobre su atención médica, su información médica solo podrá divulgarse con su consentimiento a las personas que usted designe para participar en su atención.

V. CONFIDENCIALIDAD DE LOS REGISTROS DE TRASTORNOS POR CONSUMO DE SUSTANCIAS (SUD)

Parte de su información médica podría estar protegida por la ley federal, según el Título 42 del Código de Regulaciones Federales (CFR), Parte 2, que proporciona protecciones adicionales de privacidad para los registros relacionados con el tratamiento del trastorno por consumo de sustancias (SUD) (“Información sobre SUD”). Estas protecciones se aplican además de la HIPAA.

Solo usaremos y divulgaremos su información SUD como se describe en esta sección o con su consentimiento por escrito.

    1. Usos y divulgaciones permitidos de información sobre SUD sin consentimiento
      • Para comunicarse entre nuestros médicos y personal que necesitan información en relación con sus funciones de brindar diagnóstico, tratamiento o derivación para tratamiento cuando las comunicaciones son ( i ) dentro del programa Spectrum o (ii) relacionadas con la administración del programa Spectrum.
      • A las organizaciones de servicios calificadas que brindan servicios en nuestro nombre y que aceptan por escrito proteger la Información SUD de la misma manera en que estamos obligados a protegerla.
      • A las agencias o funcionarios encargados de hacer cumplir la ley si usted comete o amenaza con cometer un delito en nuestras instalaciones o contra nuestro personal.
      • Para denunciar sospechas de abuso y negligencia infantil de acuerdo con la ley de Massachusetts.
      • A otro personal médico en caso de emergencia médica bajo determinadas condiciones.
      • Para fines de investigación consistentes con la aprobación de la Junta de Revisión Institucional (“IRB”)
      • Al personal calificado para fines de auditoría o evaluación de programas que haya acordado proteger la Información SUD.
      • A una autoridad de salud pública, si la información SUD ha sido desidentificada.
    2. Usos y divulgaciones permitidos de información sobre SUD que requieren consentimiento
      • Para fines de tratamiento, pago y atención médica. Puede otorgarnos un consentimiento único para todos los usos o divulgaciones futuras con fines de tratamiento, pago y atención médica, a fin de garantizar que reciba la mejor atención coordinada. Una vez que su información sobre el SUD se divulgue a una entidad cubierta por la HIPAA (como otro proveedor de atención médica o una compañía de seguros médicos) o a un socio comercial (empresas que prestan servicios en nombre de entidades cubiertas por la HIPAA), el destinatario podrá divulgar su información para fines de tratamiento, pago y atención médica, en la medida en que lo permita la HIPAA. Consulte ejemplos de divulgaciones para tratamiento, pago y atención médica en la Sección II anterior.
      • A un registro central o a cualquier programa de tratamiento de retiro o mantenimiento a no más de 200 millas de distancia con el fin de prevenir inscripciones múltiples con ciertas limitaciones.
      • Cierta información sobre los medicamentos recetados o dispensados al programa de monitoreo de medicamentos recetados del estado, si así lo exige la ley estatal aplicable.
      • Cierta información a aquellas personas dentro del sistema de justicia penal que hayan hecho de su participación en la Clínica SUD una condición para la disposición de cualquier proceso penal contra el paciente o para la libertad condicional del paciente u otra liberación de la custodia con ciertas limitaciones.
    3. Disposiciones adicionales relativas a la información SUD
      • La información de SUD, o el testimonio que describe la información de SUD, no será utilizada ni divulgada por nosotros en ningún procedimiento civil, penal, administrativo o legislativo en su contra, a menos que esté autorizado por su consentimiento o por una orden judicial después de la notificación y se le brinde la oportunidad de ser escuchado y la orden judicial esté acompañada por una citación u otro requisito legal que obligue a la divulgación de conformidad con el requisito 42 CFR Parte 2.
      • La información de SUD no se utilizará ni divulgará con fines de recaudación de fondos a menos que se le proporcione un aviso claro y visible y la oportunidad de elegir no recibir ninguna comunicación de recaudación de fondos.
      • A menos que se restrinja lo contrario en esta Sección o según se modifique a continuación, todas las demás disposiciones de este Aviso, incluidos, entre otros, los derechos descritos en la Sección X a continuación, se aplican a la Información SUD.

VI. MENORES

De conformidad con el Título 42 del Código de Regulaciones Federales (CFR), § 2.14, los padres o tutores de un menor nunca podrán consentir la divulgación de información sobre su tratamiento por abuso de sustancias. Spectrum debe obtener el consentimiento del menor que recibe el tratamiento para divulgar información a los padres o tutores o a un tercero.

VII. SUS DERECHOS INDIVIDUALES:

En relación con las Prácticas de Privacidad, usted tiene:

  • Derecho a recibir información confidencial: Spectrum normalmente se comunicará con usted por teléfono. Tiene derecho a solicitar la recepción de su PHI por medios de comunicación alternativos o en ubicaciones alternativas (correo electrónico personal, domicilio laboral, teléfono del trabajo, etc.). Spectrum atenderá cualquier solicitud razonable presentada por escrito.
  • Derecho a solicitar restricciones: Spectrum no divulgará información médica a su plan de salud si la divulgación se realiza para el pago de un servicio que usted haya pagado a Spectrum en su totalidad. También puede solicitar restricciones sobre nuestro uso y divulgación de PHI para tratamiento, pago y operaciones de atención médica. Si bien consideraremos cuidadosamente las solicitudes de restricciones adicionales, Spectrum no está obligado a aceptarlas . Si desea solicitar restricciones adicionales y actualmente recibe servicios, comuníquese con un empleado de Spectrum.
  • Derecho a inspeccionar y copiar su información médica: Puede solicitar acceso al historial de servicios que Spectrum mantiene para inspeccionar o solicitar copias de su contenido. En circunstancias limitadas, Spectrum puede denegar el acceso a parte de su historial. Si desea acceder a su historial y es paciente actual o anterior, puede solicitar una copia a cualquier empleado de Spectrum.
  • Derecho a modificar sus registros: Tiene derecho a solicitar que modifiquemos la información médica protegida (PHI) que se conserva en su expediente clínico o registros de facturación. Todos los pacientes activos que deseen modificar su registro deben comunicarse con un empleado de Spectrum. Una vez que haya recibido el alta del tratamiento, es posible que deba comunicarse con el director del programa regional del programa o programas de los que fue paciente. En determinadas circunstancias, Spectrum tiene derecho a denegar su solicitud de modificación de sus registros y le notificará dicha denegación según lo dispuesto en la normativa HIPAA. Si se acepta la modificación que solicitó, una copia de la misma se convertirá en parte permanente del historial médico. Al modificar un registro, podemos adjuntar información al registro original, en lugar de eliminarlo o modificarlo físicamente. Si se deniega la modificación que solicitó, se le informará de su derecho a que se incluya una breve declaración de desacuerdo en su historial médico.
  • Derecho a recibir y registro de divulgaciones: Puede obtener una lista de las ocasiones en que Spectrum ha divulgado su PHI. El registro se aplicará únicamente a las divulgaciones cubiertas anteriores a la fecha de su solicitud, siempre que dicho período no exceda los seis años para la PHI o los tres años para los registros de SUD. Si solicita un registro más de una vez durante un período de doce (12) meses, podría aplicarse un cargo. Se le informará del costo antes de procesar la solicitud.
  • Derecho a recibir notificación de una infracción: Se le notificará si Spectrum descubre una infracción de su confidencialidad y su información se ha visto comprometida. Se realizará un análisis de riesgos para determinar la probabilidad de que la información médica protegida se haya visto comprometida. La notificación se realizará en un plazo máximo de 60 días tras el descubrimiento de la infracción, a menos que una agencia del orden público determine que debe retrasarse.
  • El derecho a recibir una copia impresa de este aviso: Si lo solicita, podrá obtener una copia impresa de este aviso.

VIII. PARA MAYOR INFORMACIÓN Y RECLAMACIONES:

Para obtener más información sobre sus derechos de privacidad y confidencialidad, puede comunicarse con Spectrum Health Systems al 508-792-5400 o en 149 Oak St., Westborough, MA, 01581. Si cree que Spectrum o su personal han violado sus derechos de privacidad, puede comunicarse con Spectrum Health Systems al número mencionado anteriormente o llamar a la Línea Directa de Cumplimiento Corporativo Confidencial de Spectrum Health Systems al 1-866-355-9693 . También puede llamar a este número si no está de acuerdo con una decisión de Spectrum sobre el acceso a su información o para presentar una queja sobre nuestro proceso de notificación de infracciones.

También tiene derecho a presentar una queja por escrito ante el Secretario de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. Si lo solicita, el personal de Spectrum le proporcionará la dirección correcta. Spectrum no tomará represalias contra ninguna persona que presente una queja.

VIII. DERECHO A MODIFICAR LOS TÉRMINOS DE ESTE AVISO:

Spectrum puede modificar los términos de este Aviso en cualquier momento. Si Spectrum modifica este Aviso, podría aplicarse a todos los registros de PHI y/o SUD que Spectrum mantiene, incluyendo la información creada o recibida antes de la emisión del nuevo Aviso. En caso de modificación, se publicará un Aviso revisado de forma visible en todos los programas o centros de Spectrum que albergan su programación. Spectrum también mantendrá una copia de este Aviso publicada en el sitio web de la compañía: www.SpectrumHealthSystems.org . Spectrum ofrecerá copias del Aviso actualizado a cualquier parte interesada que lo solicite a un empleado de Spectrum.

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