AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A ELLA. POR FAVOR, LÉALO DETENIDAMENTE.

Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso de Privacidad, comuníquese con nuestro Responsable de Privacidad al (508)792-5400.

I. Introducción

En este Aviso de Prácticas de Privacidad (el “Aviso”), los programas, instalaciones y servicios de Spectrum Health Systems, Inc. se denominarán “Spectrum”. Esto incluye programas en Massachusetts y Virginia, incluyendo tratamiento ambulatorio, tratamiento hospitalario/residencial, programas de preliberación, programas para personas en prisión, servicios de colaboración comunitaria, etc. Mientras reciba servicios, Spectrum mantendrá un registro de su Información Médica Personal (PHI), que puede incluir su nombre, dirección, historial médico relevante, historial de tratamiento, etc.

Spectrum está obligado por ley a proteger su confidencialidad e información médica protegida (PHI) conforme a las normas establecidas por las leyes locales, estatales y federales, incluyendo la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de la Información Médica (HIPAA) y el Título 42 del Código de Reglamentos Federales (CFR), Parte 2. En determinadas circunstancias, de conformidad con este aviso, la autorización del paciente o las leyes y regulaciones aplicables, Spectrum puede utilizar su PHI o “compartirla” (en adelante, “divulgarla”) con terceros.

La siguiente información describirá las formas y razones en las que Spectrum puede usar y divulgar su PHI y proporcionará ejemplos para ayudarlo a comprender mejor sus derechos en cada situación.

II. USOS Y DIVULGACIONES QUE REQUIEREN SU AUTORIZACIÓN

Spectrum no puede divulgar su PHI sin su autorización por escrito en la mayoría de los casos. Puede autorizar al personal de Spectrum a divulgar su información completando el formulario de Autorización para la Divulgación de Información (también conocido como ROI). Puede especificar el tipo de información, el período de la misma y la forma en que desea permitirnos compartirla (por escrito, correo electrónico, llamada telefónica, etc.). El personal de Spectrum está capacitado para apoyarlo y guiarlo en el proceso de completar estos ROI, pero usted es responsable de identificar las entidades y la información que desea compartir. Spectrum nunca divulgará información genética, estado de VIH/SIDA ni registros de enfermedades venéreas sin su autorización explícita por escrito.

Puede revocar cualquier autorización, excepto si Spectrum ya la ha tomado. Si recibe atención médica y desea revocar alguna autorización, puede comunicarse con cualquier empleado de Spectrum para iniciar el proceso.

Tenga en cuenta que un tribunal con jurisdicción competente u otro tercero autorizado podría solicitarle u obligarle a firmar una autorización. Por ejemplo, si tiene requisitos de entidades legales como el Departamento de Niños y Familias (DCF) o el Departamento de Libertad Condicional que exigen que Spectrum comparta información con ellos, Spectrum no puede hacerlo sin su autorización por escrito en la mayoría de los casos. Su disposición a cumplir con el tribunal puede afectar la capacidad de Spectrum para ayudarle a cumplir con sus expectativas.

Siempre que se divulgue su información médica personal, el personal de Spectrum siempre practicará la regla del “Mínimo Necesario”, que requiere que el personal tome medidas razonables para limitar la divulgación al mínimo detalle necesario para lograr el propósito previsto.

III. USOS Y DIVULGACIONES QUE PUEDEN REALIZARSE SIN SU AUTORIZACIÓN

Spectrum puede usar o divulgar su PHI para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica sin obtener su autorización por escrito para lo siguiente:

1. Para tratamiento: Spectrum usará y divulgará su PHI sin su autorización para brindar o coordinar su atención médica y cualquier servicio relacionado. Por ejemplo, Spectrum podría necesitar divulgar información a un administrador de casos o a un asesor de apoyo para la recuperación, responsable de coordinar su atención. Sin embargo, si divulgamos información a un tercero (que no sea su plan de salud o aseguradora) para coordinar o gestionar su atención médica, Spectrum debe obtener su autorización por escrito antes de la divulgación (con algunas excepciones que se definen más adelante en este aviso). Un tercero es una persona o entidad no afiliada a nuestra organización, como un médico de cabecera, un especialista médico, una entidad legal (DCF, Libertad Condicional, etc.)
2. Para pagos: Spectrum puede usar o divulgar su PHI sin su autorización para que el tratamiento y los servicios que recibe se facturen y se cobren a su plan de salud u otro pagador externo. Por ejemplo, Spectrum puede divulgar su PHI para que su plan de salud pueda tomar ciertas medidas antes de que apruebe o pague sus servicios. Estas medidas pueden incluir:
   a. Realizar una determinación de elegibilidad o cobertura para el seguro de salud;
   b. Revisar sus servicios para determinar si fueron médicamente necesarios;
   c. Revisar sus servicios si fueron autorizados o certificados apropiadamente antes de su atención; o
   d. Revisar sus servicios con el fin de revisar su utilización, para garantizar la idoneidad de su atención o para justificar los cambios
   en su atención.
3. Para Operaciones de Atención Médica: Spectrum puede usar o divulgar su PHI sin su autorización para nuestras operaciones de atención médica. Estos usos y divulgaciones son necesarios para el funcionamiento de nuestra organización y para garantizar que nuestros pacientes reciban atención de calidad. Estas actividades pueden incluir, por ejemplo, la evaluación y mejora de la calidad, la revisión del desempeño o las cualificaciones de nuestros médicos, la capacitación de estudiantes en prácticas en actividades clínicas, la obtención de licencias y acreditaciones, la planificación y el desarrollo empresarial, y las actividades administrativas generales, entre ellas:
   a. Spectrum puede combinar información de salud general y anónima de nuestros pacientes para ayudar a tomar decisiones sobre
   posibles servicios que ya no son necesarios o sobre la eficacia de ciertos tratamientos nuevos. Spectrum también puede combinar la
   información de salud general y anónima con la de otros proveedores para comparar nuestro desempeño y determinar cómo
   podemos mejorar nuestros servicios.
   b. Spectrum también podría usar y divulgar su PHI para contactarlo y recordarle sus citas. Finalmente, podríamos usar y divulgar su
   PHI para informarle sobre posibles opciones o alternativas de tratamiento que pudieran ser de su interés.
4. Para la mejora profesional y de calidad dentro de la agencia: Spectrum también podría divulgar su información médica sin su autorización a nuestros médicos y demás personal (incluidos médicos que no sean su terapeuta/médico/profesional médico principal) que también trabajen en Spectrum. Por ejemplo, nuestro personal podría hablar sobre su atención médica en una reunión de caso o en una supervisión clínica grupal.
5. Según lo exija la ley y las fuerzas del orden: Spectrum podrá usar o divulgar PHI cuando así lo exija la ley o se lo ordene en un procedimiento judicial o administrativo, en respuesta a una orden judicial firmada por un juez. En caso de que se cometiera un delito en nuestra propiedad, como conducir bajo la influencia del alcohol o drogas, poner en peligro a un menor o sospecha de abuso, Spectrum podrá compartir información sobre el autor del delito, incluyendo su nombre, descripción y grabaciones de cámaras, si corresponde.
6. Para actividades y riesgos de salud pública: Spectrum puede divulgar PHI a funcionarios gubernamentales a cargo de recopilar información sobre la prevención y el control de enfermedades, reacciones a medicamentos o defectos o problemas de productos, o para notificar a una persona que puede haber estado expuesta a una enfermedad contagiosa o puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección.
7. Médicos forenses y legistas: Spectrum puede divulgar PHI a médicos forenses y/o legistas con el fin de determinar la causa de muerte, o de otro modo según sea necesario para permitir que estas partes lleven a cabo sus funciones de conformidad con la ley aplicable.
8. Donación de órganos, ojos y tejidos: Spectrum puede divulgar PHI a organizaciones de obtención de órganos para facilitar la donación y el trasplante de órganos, ojos y tejidos.
9. Para denunciar una amenaza grave a la salud o la seguridad: Spectrum puede divulgar información médica protegida (PHI) para denunciar una amenaza grave a la salud o la seguridad de usted, de otras personas o del público en general. Esto incluye sospechas de abuso o negligencia infantil o la notificación de planes específicos para hacerse daño a sí mismo o a otras personas. Las leyes y normativas federales que rigen los trastornos por consumo de sustancias permiten a Spectrum denunciar sospechas de abuso o negligencia infantil, según la legislación estatal, a las autoridades estatales o locales correspondientes. Para consultar la legislación federal, consulte el título 42 del Código de los Estados Unidos, sección 290dd-2, y el título 42 del Código de Reglamentos Federales, parte 2, para conocer la normativa federal que rige la confidencialidad de los registros de consumo de alcohol y sustancias.
10. El Departamento de Correcciones: Si usted es recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de un funcionario encargado de hacer cumplir la ley, Spectrum puede divulgar información médica sobre usted a la institución correccional.
11. Emergencias médicas: Spectrum puede usar y divulgar PHI en situaciones de emergencia, como a un EMT o personal de sala de emergencias que esté atendiendo su seguridad y necesidades médicas en la medida necesaria para brindarle atención de emergencia
12. Demandas y disputas: si está involucrado en una demanda o una disputa con Spectrum Health Systems, Spectrum puede divulgar información médica sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa.
13. Militares y veteranos: Spectrum puede usar o divulgar la PHI del personal miliar y veteranos según lo requieran las autoridades militares o de veteranos. Spectrum también puede divulgar su información para determinar su elegibilidad para los beneficios del Departamento de Asuntos de Veteranos. Finalmente, si usted es miembro de un servicio militar extranjero, Spectrum puede divulgar su información a dicha autoridad.
14. Funciones gubernamentales especializadas: Espectro puede divulgar PHI a funcionarios federales autorizados para inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional, y para la prestación de servicios de protección al Presidente u otras personas autorizadas o jefes de estado extranjeros o para realizar investigaciones especiales.
15. Divulgaciones a usted o para investigaciones de cumplimiento de la HIPAA: Spectrum puede divulgar su PHI a usted o a su representante personal, y está obligado a hacerlo en ciertas circunstancias que se describen a continuación en relación con sus derechos de acceso a su PHI y a un informe de ciertas divulgaciones de su PHI. El centro debe divulgar su PHI al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (el “Secretario”) cuando este lo solicite para investigar el cumplimiento de las normas de privacidad emitidas bajo la Ley Federal de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (“HIPAA”).
16. Compensación laboral: Spectrum puede divulgar PHI para cumplir con la compensación laboral u otras leyes similares que brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

IV. USOS Y DIVULGACIONES QUE NO REQUIEREN AUTORIZACIÓN PERO QUE USTED PUEDE LIMITAR LA INFORMACIÓN DIVULGADA

Spectrum puede usar o divulgar su PHI para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica teniendo en cuenta las limitaciones bajo su dirección para lo siguiente:

1. Personas que participan en su atención: Spectrum podría proporcionar su información médica a alguien que contribuya a financiar su atención. Spectrum también podría usar o divulgar su información médica para notificar o ayudar a notificar a un familiar, representante personal o cualquier otra persona responsable de su atención sobre su ubicación, estado general o fallecimiento. Spectrum también podría usar o divulgar su información médica a una entidad que colabore en labores de socorro en caso de desastre y para coordinar el uso y la divulgación con este fin a familiares u otras personas que participen en su atención médica.
2. Incapacitación: En circunstancias limitadas, Spectrum podría divulgar su información médica a un amigo o familiar que participe en su atención. Si está presente físicamente y tiene la capacidad de tomar decisiones sobre su atención médica, su información médica solo podrá divulgarse con su consentimiento a las personas que usted designe para participar en su atención.

V. MENORES

De conformidad con el Título 42 del Código de Regulaciones Federales (CFR), § 2.14, los padres o tutores de un menor nunca podrán consentir la divulgación de información sobre su tratamiento por abuso de sustancias. Spectrum debe obtener el consentimiento del menor que recibe el tratamiento para divulgar información a los padres o tutores o a un tercero.

V I. SUS DERECHOS INDIVIDUALES:

En relación con las Prácticas de Privacidad, usted tiene:

• Derecho a recibir información confidencial: Spectrum normalmente se comunicará con usted por teléfono. Tiene derecho a solicitar la recepción de su PHI por medios de comunicación alternativos o en ubicaciones alternativas (correo electrónico personal, domicilio laboral, teléfono del trabajo, etc.). Spectrum atenderá cualquier solicitud razonable presentada por escrito.
• El derecho a solicitar restricciones:  Spectrum no divulgará información médica a su plan de salud si la divulgación se realiza para el pago de un servicio que usted ya ha pagado a Spectrum de su bolsillo. También puede solicitar restricciones sobre nuestro uso y divulgación de PHI para tratamiento, pago y operaciones de atención médica. Si bien consideraremos cuidadosamente las solicitudes de restricciones adicionales, Spectrum no está obligado a aceptarlas. Si desea solicitar restricciones adicionales y actualmente recibe servicios, comuníquese con un empleado de Spectrum.
• El derecho a inspeccionar y copiar su información médica:  Puede solicitar acceso al historial de servicios que Spectrum mantiene para inspeccionarlo o solicitar copias de su contenido. En circunstancias excepcionales, Spectrum puede denegar el acceso a una parte de su historial. Si desea acceder a su historial y es paciente actual o anterior, puede solicitar una copia a cualquier empleado de Spectrum.
• El derecho a modificar sus registros: Tiene derecho a solicitar que modifiquemos la información médica protegida (PHI) que se conserva en su expediente clínico o registros de facturación. Todos los pacientes activos que deseen modificar su expediente deben comunicarse con un empleado de Spectrum. Una vez que haya finalizado su tratamiento, es posible que deba comunicarse con el Director Regional del Programa o los programas de los que fue paciente. En determinadas circunstancias, Spectrum tiene derecho a denegar su solicitud de modificación de sus registros y le notificará dicha denegación según lo dispuesto en la normativa HIPAA. Si se acepta la modificación que ha solicitado, una copia de la misma se convertirá en parte permanente de su expediente médico. Al modificar un registro, podemos adjuntar información al original, en lugar de eliminarlo o modificarlo físicamente. Si se deniega la modificación que ha solicitado, se le informará de su derecho a que se incluya una breve declaración de desacuerdo en su expediente médico.
• El derecho a recibir y contabilizar las revelaciones:  Puede obtener una lista de las ocasiones en que Spectrum ha divulgado su PHI. El informe se aplicará únicamente a las divulgaciones cubiertas anteriores a la fecha de su solicitud, siempre que dicho período no exceda los seis años, y no se aplicará a las divulgaciones ocurridas antes del 14 de abril de 2003. Si solicita un informe más de una vez durante un período de doce (12) meses, podría aplicarse un cargo. Se le informará del costo antes de que se complete la solicitud.
• El derecho a recibir notificación de una infracción:  Se le notificará si Spectrum descubre una violación de su confidencialidad y su información se ha visto comprometida. Se realizará un análisis de riesgos para determinar la probabilidad de que la información médica protegida se haya visto comprometida. La notificación se realizará en un plazo máximo de 60 días tras el descubrimiento de la violación, a menos que una agencia del orden público determine que debe retrasarse.
• El derecho a recibir una copia impresa de este aviso: Si lo solicita, podrá obtener una copia impresa de este aviso.

VII. Para mayor información y reclamaciones:

Para obtener más información sobre sus derechos de privacidad y confidencialidad, puede contactar con Spectrum Health Systems al 508-792-5400 o en 149 Oak St., Westborough MA, 01581. Si cree que Spectrum o su personal han violado sus derechos de privacidad, puede contactar con Spectrum Health Systems al número mencionado anteriormente o llamar a la Línea Directa de Cumplimiento Corporativo Confidencial de Spectrum Health Systems al 1-866-355-9693 . También puede llamar a este número si no está de acuerdo con una decisión de Spectrum sobre el acceso a su información o para presentar una queja sobre nuestro proceso de notificación de infracciones.

También tiene derecho a presentar una queja por escrito ante el Secretario de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. Si lo solicita, el personal de Spectrum le proporcionará la dirección correcta. Spectrum no tomará represalias contra ninguna persona que presente una queja.

VIII. Derecho a cambiar los términos de este aviso:

Spectrum puede modificar los términos de este aviso en cualquier momento. Si Spectrum modifica este aviso, podría aplicarse a toda la PHI que mantiene, incluida la información creada o recibida antes de la emisión del nuevo aviso. En caso de modificación, se publicará un aviso visible en todos los programas o centros de Spectrum que albergan su programación. Spectrum también mantendrá una copia de este aviso publicada en el sitio web de la empresa: www.SpectrumHealthSystems.org . Spectrum proporcionará copias del Aviso actualizado a cualquier parte interesada que lo solicite a un empleado de Spectrum.

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