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INFORME  SOBRE  LAS PRACTICAS DE PRIVACIDAD


ESTE INFORME DESCRIBE DE QUÉ MANERA PUEDE USARSE SU INFORMACION MEDICA Y CÓMO PUEDE USTED ACCEDER A ELLA.
TENGA A BIEN REVISARLA CUIDADOSAMENTE.

Si usted tiene alguna pregunta sobre este Informe de Privacidad, sírvase contactar a nuestro Oficial de Privacidad al (508) 792-5400.

I.  Introducción

Este Informe sobre Prácticas de Privacidad describe de qué manera podemos usar y mostrar su historial médico reservado para realizar un tratamiento, pagos u operaciones de atención médica y para otros casos que sean permitidos o requeridos por ley. Este Informe también describe sus derechos relacionados con la información médica que guardamos de usted, y una breve descripción del uso que usted puede hacer de esos derechos. Este Informe además establece las obligaciones que tenemos de proteger su información médica.

“Información Médica Reservada" significa que la información médica (incluye información sobre su identidad) que hemos conseguido a través suyo o recibido de sus proveedores de asistencia médica, planes de salud, su empleador o la cámara de compensación de asistencia médica. Puede incluir información sobre condición o salud mental pasada, presente o futura, servicios de asistencia médica y pago de estos servicios.

Estamos obligados por ley a mantener la privacidad de su historial médico y a informarle, mediante este informe, nuestros deberes legales y prácticas privadas con respecto a su historial médico. Estamos obligados también a cumplir con los términos de nuestro Informe de Prácticas Privadas.

II.    Cómo usaremos su información médica

Usaremos su información médica como se describe en cada categoría detallada a continuación.  En cada categoría, explicaremos qué queremos decir en general, pero no describiremos todos los usos específicos de la información médica.

A.   Usos que pueden hacerse para Tratamiento, Pago y Operaciones

1. Tratamiento. Usaremos su información médica sin su autorización para brindarle servicios médicos y otros servicios afines. También la usaremos para coordinar y manejar su asistencia médica y servicios afines.  Por ejemplo, podríamos necesitar proporcionar información a un intermediario responsable de coordinar su servicio médico. Sin embargo, cuando damos información a una tercera parte, (que no sea de su Plan Médico) para coordinar o manejar su servicio médico, por lo general solicitamos su autorización previamente. Una tercera parte es una persona o entidad que no está afiliada a nuestra organización.

También podríamos mostrar su historial médico sin su autorización a nuestros clínicos y a otro personal (inclusive clínicos diferentes a su médico particular o clínico), que trabajen en Spectrum Health Systems.  Por ejemplo, nuestro personal puede discutir su tratamiento en una conferencia del caso.

Además, con su autorización, daremos su información médica a otro proveedor de asistencia médica (por ejemplo, su médico clínico o un laboratorio) que trabajen fuera de Spectrum Health Systems.

Pagos. Es posible que usemos su información médica sin autorización para que el tratamiento y los servicios que usted reciba sean facturados a y cobrados de su plan de salud u otra tercera parte pagadora.  Por ejemplo,  podemos mostrar su información médica para permitir que su plan de salud tome ciertas medidas antes de aprobar o pagar por sus servicios. Las medidas pueden incluir:

  • Tomar una determinación sobre elegibilidad o cobertura para seguro médico;
  • Revisar sus servicios para determinar si eran médicamente necesarios;
  • Revisar sus servicios para determinar si fueron autorizados o certficados apropiadamente con anterioridad a su atención; o;  or
  • Revisar sus servicios para analizar su utilización, para asegurar una atención apropiada, o para justificar lo que se cobra por su atención.

Por ejemplo, su plan de salud puede pedirnos que consultemos su información médica para determinar si el plan aprobará visitas adicionales a su terapeuta.

Operaciones de Atención Médica. Podemos usar e informar sobre su historial médico sin su autorización para nuestras operaciones de atención médica. Estos usos son necesarios para hacer funcionar nuestra organización y asegurarnos que nuestros consumidores reciban calidad en la atención.  Estas actividades pueden incluir, como ejemplo, evaluación y mejora en la calidad, analizando el desempeño y capacitación de nuestros clínicos, entrenando a estudiantes en actividades clínicas, autorizaciones, acreditación, planeamiento de negocios y desarrollo, y actividades administrativas en general.

Nosotros podemos combinar información médica de muchos de nuestros consumidores para decidir qué servicios adicionales deberíamos ofrecer, qué servicios no se necesitan más, y si ciertos tratamientos nuevos son eficaces.  También podemos combinar nuestra información médica con la información médica de otros proveedores para comparar cómo estamos trabajando y analizar qué mejoras podemos implementar en nuestros servicios. Cuando combinamos nuestra información médica con información de otros proveedores, eliminaremos datos identificatorios para que otros puedan usarlos para analizar asistencia médica o prestaciones médicas sin identificar a clientes específicos.

También podemos usar sus datos médicos para hacerle recordar que tiene un turno con el médico.

Finalmente, podemos usar su historial médico para informarle sobre posibles opciones de tratamiento o alternativas que pudieran ser de su interés.

B.     Usos y accesos a datos médicos que pueden realizarse sin su autorización, a los que usted tendrá oportunidad de objetar


Personas a cargo de su atención. Podemos suministrar información médica sobre usted a alguien que ayude a pagar su atención. Podríamos usar o dar a conocer su historial médico para notificar o ayudar a notificar a un pariente, a un representante o a cualquier otra persona que sea responsable de su atención medica, de su internación, condición general o muerte. Podríamos también usar o dar a conocer sus datos médicos a una entidad que brinde asistencia en caso de un siniestro y a coordinar usos o accesos a conocimiento para estos casos a la familia o a otros individuos involucrados en su cuidado médico.

En circunstancias limitadas, podemos dar a conocer sus datos médicos a un amigo o familiar que está involucrado en su cuidado. Si usted está físicamente presente y tiene capacidad para tomar decisiones sobre su salud, su historial médico puede darse a conocer con su consentimiento a personas que usted designe.

Pero, si usted se encuentra en una situación de emergencia, podemos dar a conocer su historial médico a su cónyuge, familiar, o a un amigo para que esa persona pueda asistirlo. En este caso determinaremos si el acceso a sus datos es conveniente para usted y, si es así sólo daremos a conocer la información que sea directamente relevante para su atención.

Y, si usted no está en una situación de emergencia pero no está capacitado para tomar decisiones sobre el cuidado de su salud, daremos a conocer sus datos a:

  • Su agente de asistencia médica si hemos recibido un poder válido suyo,
  • Su médico supervisor si la corte ha designado alguno, o
  • Si corresponde, la agencia estatal responsable de autorizar su atención médica

C.     Usos y accesos a información que pueden hacerse sin su autorización o sin oportunidad de objetar

1.  Emergencias. Podemos usar y dar a conocer su historial médico sin su autorización en una situación de emergencia. Por ejemplo, podemos suministrar sus datos médicos a un paramédico que está transportándolo en una ambulancia.
Si se  requiere por ley que un clínico lo trate y éste ha tratado de obtener su autorización pero no ha podido, el clínico a cargo del tratamiento debe sin embargo usar o acceder a sus datos médicos para tratarlo.

2.  Investigación. Podemos mostrar su historial médico a investigadores cuando dicha investigación ha sido aprobada por una Junta de Revisión Institucional o una Junta Privada similar que haya revisado la propuesta de investigación y establecido protocolos para proteger la privacidad de su historial médico.

3. Requerido por ley. Daremos a conocer sus datos médicos cuando sea requerido por ley federal, estatal o local.

4.  Para evitar una amenaza a su salud o a su seguridad. Podemos usar y mostrar su historial médico cuando sea necesario evitar una amenaza inminente a su salud o seguridad  o a la seguridad pública u a otra persona. Bajo estas circunstancias, sólo mostraremos información médica a alguien que tenga la capacidad de evitar o disminuir la amenaza.

5.  Donación de órganos y de tejidos. Si usted es un donante de órganos, podemos dar a conocer su historial médico a una organización que adquiere órganos o a una entidad que dirige  transplantes de órganos, ojos o tejidos, o que está al servicio de un banco de donación y transplante de órganos, y que es fundamental para facilitar la donación de órganos, ojos o tejidos.

6.  Actividades de salud pública.  Podemos dar a conocer su historial médico cuando es necesario para actividades de salud pública incluyendo, a modo de ejemplo, para:

  • Informar a autoridades de salud pública con el fin de evitar o controlar enfermedades, lesiones o  discapacidades;
  • Informar eventos de vital importancia como nacimiento o muerte;
  • Conducir vigilancias o investigaciones de salud pública;
  • Informar el abuso de niños o negligencia;
  • Informar eventos específicos a la Food and Drug Administration (FDA) por una persona sujeta a jurisdicción de la FDA incluso información sobre productos defectuosos o problemas con medicaciones;
  • Notificar a los consumidores sobre retiros de productos introducidos por la FDA;
  • Notificar a una persona que haya estado expuesta a una enfermedad transmisible o que corre el riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición;
  • Notificar a la agencia gubernamental indicada si se cree que un adulto ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica.  Notificaremos a la agencia sólo si obtenemos su consentimiento o si la ley solicita o autoriza  que informemos de tal abuso, negligencia o violencia doméstica.

7.  Supervisión Médica. Podemos mostrar su historial médico a una agencia de supervisión médica para actividades autorizadas por ley.  Las agencias de supervisión incluyen agencias del gobierno que supervisan el sistema de asistencia médica, programas de beneficio del gobierno tales como Medicare o Medicaid, otros programas del gobierno que regulan el cuidado de la salud, y leyes de derecho civil.

8.  Mostrar información médica mediante procedimientos legales.  Podemos dar a conocer su historial médico en una corte cuando un juez lo ordene. También podemos informar en procesoss legales sin su autorización o bajo la orden de juez cuando:

  • Usted es parte de un procesos legal y nosotros recibimos una citación por su historial médico. Normalmente nosotros no suministramos esta información en respuesta a una citación sin su autorización si el pedido es por antecedentes de abuso de sustancias o por información relacionada con AIDS (SIDA) o HIV o tests genéticos;
  • Su historial médico involucra comunicaciones realizadas durante un examen siquiátrico ordenado por ley;
  • Usted presenta su condición mental o emocional como evidencia para sostener su demanda o defensa en cualquier procesos y el juez aprueba que nosotros demos a conocer su historial médico;
  • Usted demanda a cualquiera de sus clínicos o empleados por malapraxis o inicia una querella con una agencia estatal contra cualquiera de nuestros clínicos;
  • El proceso legal involucra custodia de niños, adopción o dispensa con consentimiento para adoptar y el juez aprueba que nosotros demos a conocer su historial médico;
  • Uno de nuestros trabajadores sociales trae un proceso, o es citado para atestiguar en un proceso que involucra la crianza de un niño por personas que no son parientes o derivación de un niño al Departamento de Servicios Sociales de Massachusetts para su custodia.

9.  Actividades relacionadas con la aplicación de la ley.  Podemos dar a conocer datos médicos a un oficial en cumplimiento de la ley en los siguientes casos:

  • usted autoriza dar a conocer la información; o
  • cuando la información es suministrada en respuesta a una orden de la corte; o
  • nosotros determinamos que el motivo del cumplimiento de la ley es responder ante una amenaza de una actividad peligrosa causada por usted, en su contra o en contra de otra persona; o
  • el acceso a la información es de otro modo requerido por ley.

También podemos dar a conocer información médica sobre un cliente que es víctima de un crimen, sin la orden de una corte o sin ser necesaria la intervención de la ley para hacerlo. Sin embargo, lo haremos solamente si así lo ha requerido un oficial en cumplimiento de la ley y la víctima autoriza dar conocimiento de la información médica o, en caso de discapacidad de la víctima, ocurrirá lo siguiente:

  • el oficial que cumple la ley declara ante nosotros que (i) la víctima no es la causa de la investigación y (ii)  que un inmediato cumplimiento de la ley frente al peligro de la víctima u otros depende de que se de a conocer la información médica; y
  • nosotros determinamos que la apertura de la información es por el bien de la víctima

10.  Médicos Forenses o Directores de funerarias.  Podemos suministrar información médica sobre nuestros consumidores a un médico forense. Los médicos forenses son designados por ley para ayudar a identificar personas difuntas y para determinar la causa y las circunstancias del deceso. Podemos también dar a conocer información médica sobre nuestros consumidores a directores de funerarias en cumplimiento de sus obligaciones.

11.  Militares y Veteranos. Si usted es un miembro de las fuerzas armadas, podemos dar a conocer su historial médico si es solicitado por autoridades militares al mando. También podemos dar a conocer sus datos médicos con el objeto de determinar su elegibilidad para beneficios que brinda el Departamento de Asuntos de Veteranos. Finalmente, si usted es un miembro de la milicia extranjera, podemos dar a conocer su historial médico a esa autoridad militar extranjera.

12.  Seguridad Nacional y Servicios de Protección para el Presidente y otros. Podemos dar a conocer su historial médico a oficiales de inteligencia autorizados, de espionaje, y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por ley. También podemos dar a conocer su historial médico a oficiales federales autorizados para que puedan brindar protección al Presidente, otras personas autorizadas o jefes de estado foráneos para que puedan conducir investigaciones especiales.

13.  Presos.  Si usted está preso en una institución correccional o bajo custodia de un oficial en cumplimiento de la ley, podemos dar a conocer su historial médico a la institución correccional o al oficial en cumplimiento de la ley.

  • Compensación para trabajadores.  Podemos dar a conocer su historial médico para cumplir con la Ley de Compensación para Trabajadores de Massachusetts.  Dicha información por lo general se mostrará sólo cuando hayamos recibido una orden de la corte o, a veces, cuando hayamos recibido una citación para obtener la información.

III.    Usos y Acceso a información médica con su autorización
Los usos y accesos a información médica no descriptos en la Sección II de este Informe de empleos de Privacidad por lo general se harán sólo con su permiso escrito, llamado "autorización".  Usted tiene el derecho de revocar una autorización en cualquier momento. Si usted revoca su autorización no volveremos a usar ni adar a conocer su historial médico bajo esa autorización, salvo que ya hayamos tomado una acción basados en la autorización anterior.

IV.    Sus derechos sobre su Historial Médico

A. Derecho a Inspeccionar y Copiar

Usted tiene el derecho de solicitar una oportunidad para inspeccionar o copiar información médica usada para tomar decisiones sobre su cuidado médico - tanto si son decisiones sobre su tratamiento como pago de su atención. Generalmente, esto incluye antecedentes clínicos y de facturación, pero no de psicoterapia.
Debe hacer su pedido por escrito a su clinician. Si usted solicita una copia de la información, tendremos que cobrar una cuota por el costo de copiado, correo e insumos relacionados con su pedido.

Podemos negar su pedido para inspeccionar o copiar su información médica en determinadas circunstancias. En algunos casos, usted tendrá el derecho de que su negación sea revisada por un profesional licenciado en medicina que no esté directamente involucrado en la decisión de negación original. Le informaremos por escrito si la negación de su pedido puede ser revisado.  Una vez que finalizó la revisión, respetaremos la decisión tomada por el profesional que la realizó.

B.  Derecho a enmendar.

Mientras guardemos sus antecedentes, usted tiene el derecho de solicitarnos enmendar cualquier información médica utilizada para tomar decisiones sobre su salud -– tanto si son decisiones sobre su tratamiento como de pago por su atención. Generalmente, esto incluye antecedentes clínicos o de facturación, pero no de sicoterapia.
Para solicitar una enmienda, usted debe presentar un documento escrito al representativo del programa y decirnos por qué cree que la información es incorrecta o imprecisa. Podemos rechazar su pedido de enmienda si no es por escrito o no incluye una razón que justifique su pedido. Podemos también rechazar su pedido si nos pide enmendar información médica que :

  • No fue creada por nosotros, salvo que la persona o entidad que originó la información médica no esté disponible para realizar la enmienda;
  • No es parte de la información médica que guardamos para tomar decisiones sobre su atención;
  • No es parte de la información médica que se le permitiría inspeccionar o copiar; o
  • Es precisa y completa.

Si negamos su pedido para enmendar, le enviaremos una nota escrita explicando los motivos y ofreciéndole la oportunidad de redactar una declaración en la cual exprese su disconformidad con la negativa. Si usted no desea hacer una declaración escrita expresando su disconformidad, puede pedir que la enmienda solicitada y la negación a la misma sean adjuntadas a todos los futuros accesos a su información médica que estén sujetos a su pedido.

Si usted prefiere presentar una declaración escrita de disconformidad, nosotros tenemos derecho de redactar una refutación a su declaración de discomformidad.  En este caso, adjuntaremos el pedido escrito y la refutación (así como también el pedido original y la negación al mismo) a todos los futuros accesos de información médica que estén sujetos a su pedido.

C.  Derecho a rendición de accesos de información

Usted tiene derecho a solicitarnos una rendición de las veces que dimos a conocer su historial médico. Una rendición es un listado de las veces que mostramos dicho historial. Pero este listado no considera ciertas informaciones, como por ejemplo, esas que hemos suministrado por tratamiento, pagos, y operaciones de atención médica.
Para solicitar una rendición de accesos de información, debe redactar un pedido al representativo del programa. Es conveniente que usted presente su pedido en un formulario llamado "Pedido de Rendición" (“Request For Accounting,”) que puede solicitarle a nuestro Oficial De Privacidad. En el pedido debe figurar el período por el cual usted desea recibir una rendición. Este período no debe extenderse por más de seis años y no debe incluir fechas anteriores al 14 de abril, 2003.
La primera rendición que usted solicite dentro de un período de doce meses será gratuita. Por rendiciones adicionales durante el mismo período de 12 meses le cobraremos el costo de la  rendición.  Le notificaremos la cifra a cobrar y usted decidirá anular o modificar su pedido antes de que incurramos cualquier costo.

D.  Derecho a solicitar restricciones

Usted tiene el derecho a solicitar una restricción de la información médica que usamos o mostramos para tratamiento, pago u operaciones de asistencia médica. Usted puede también solicitar que alguna parte (o todo) de su historial médico no sea mostrado a parientes o a amigos que puedan estar involucrados en el cuidado de su salud o por razones de notificación como se describe en la Sección II(B)(2) de este informe de empleos de privacidad.

Usted debe solicitar la restricción por escrito y dirigirla al representativo del programa. El representativo le pedirá que complete una Solicitud de Restricción (Request for Restriction Form), y que luego se la reenvíe.

No estamos obligados a aceptar una restricción que usted haya solicitado. Si lo hacemos, honraremos su pedido, salvo que la información médica restringida se necesite para brindarle tratamiento en caso de emergencia.

E.  Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales.

Usted tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted en un lugar determinado o mediante un método determinado.  Por ejemplo, puedo solicitar que lo contactemos sólo en el trabajo o por e-mail.

Para solicitar una comunicación confidencial, debe hacer su pedido por escrito al programa.  Tendremos en cuenta todos los pedidos razonables. Usted no tiene que darnos la razón de su pedido; pero sí deberá especificar cómo y dónde desea ser contactado.

F.  Derecho a una copia en papel de este informe

Usted tiene el derecho de obtener una copia en papel de este Informe sobre empleos de privacidad en cualquier momento. Aun si usted ha acordado recibir este informe electrónicamente,  usted puede obtener una copia en papel también. Para obtener una copia en papel, contactar al programa.

V.   Confidencialidad de los antecedentes de abuso de substancias.

Para individuos que han recibido tratamiento, diagnosis o derivaciones para tratamiento de nuestros programas de abuso de drogas y alcohol, la confidencialidad de los antecedentes está protegida por regulaciones y leyes federales. Como regla general, no podemos decirle a una persona ajena a los programas, que usted asiste a alguno de los mismos, o suministrar cualquier información que lo identifique como adicto a las drogas y al alcohol, salvo:

  • usted autoriza el acceso a la información por escrito; o
  • el acceso a la información es permitida por una orden de la corte; o
  • el acceso a la información es realizada por el personal médico durante una emergencia médica o a personal calificado para investigación, audición o evaluación de programas; o
  • usted amenaza con cometer un delito en el programa de abuso de drogas y alcohol o contra cualquier persona que trabaja para nuestros programas de abuso de drogas y alcohol.

Una violación a las regulaciones y leyes federales que controlan el abuso de drogas y alcohol es un delito. Si se sospechan violaciones deben ser denunciadas a los Representantes legales de los Estados Unidos (Unites States Attorney) en el distrito donde ocurrió la violación.

La ley Federal y las regulaciones que controlan la confidencialidad de los abusos de droga y alcohol nos permiten denunciar sospechas de abuso de niños o negligencia bajo la ley estatal al estado correspondiente o a autoridades locales.

Por favor consulte 42 U.S.C. § 290dd-2 por leyes federales y 42 C.F.R., Part 2 por regulaciones federales que controlan la confidencialidad de los antecedentes de los pacientes con abuso de drogas y alcohol.

VI.   Quejas

Si usted cree que sus derechos a la privacidad han sido violados, usted puede presentarnos una queja a nosotros o al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los U.S. (U.S. Department of Health and Human Services).  Para presentarnos una queja, contactar a nuestro Oficial de Privacidad en 10 Mechanics Street Suite 302, Worcester, MA.

Todas las quejas deben ser presentadas por escrito. Nuestro Oficial De Privacidad, quien puede ser contactado en (508) 898-1570 X2114, lo ayudará a redactar su queja, si usted lo solicita.
No tomaremos represalias contra usted por la presentación de una queja.

VII.   Cambios a este informe

Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de nuestro Informe de Privacidad. También nos reservamos el derecho de hacer efectivo el Informe de Privacidad revisado y cambiado por toda la información médica que ya tenemos de usted, asi como también cualquier información que recibamos en el futuro. Exhibiremos una copia del vigente Informe de Privacidad en nuestra oficina principal y en cada lugar de atención.

Usted puede obtener una copia del vigente Informe de Privacidad en nuestro website en www.spectrumhealthsystems.org o llamándonos al (508) 792-5400para solicitar el envío de una copia por correo a su domicilio, o acercándose en cualquier momento a nuestras oficinas.

Our mission is to provide the highest quality of services to individuals seeking treatment for substance abuse and/or mental health issues. We assist our clients in achieving sobriety, sustaining recovery, and fulfilling personal goals in order that they may lead healthier, more productive lives.

At Spectrum Health Systems, we take great pride in our organization and in our work. We believe that providing the highest quality service and ensuring that our actions and behaviors are always client-focused place our organization ahead of the rest. As an organization, we strive to...

  • Show respect, patience and compassion for our clients, families and co-workers.
  • Provide services based on best practices and leading clinical research which demonstrate positive outcomes.
  • Understand and address our clients’ needs.
  • Provide the highest quality of care.
  • Assume a positive attitude and professional manner.
  • Uphold our public trust and professional obligations.
  • Act with integrity and consistency.
  • Promote an atmosphere of trust and teamwork amongst fellow staff.
  • Appreciate and value the diversity of clients, co-workers and communities.
  • Maintain a clean, orderly and welcoming environment.
  • Present a professional image to our clients, our purchasers and the communities in which we work.
  • Recognize and appreciate the talent of all staff.
  • Encourage and participate in professional development opportunities.
  • Work in partnership with our clients, customers and communities.
  • Operate efficiently and effectively.

What we do is important — HOW we do it is what sets us apart.

This distinction is what we call the “Spectrum Way."

 

NOTICE OF PRIVACY PRACTICES

 

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION.  PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

If you have any questions about this Privacy Notice, please contact our Privacy Officer at (508)792-5400.

I.    Introduction

This Notice of Privacy Practices describes how we may use and disclose your protected health information to carry out treatment, payment or health care operations and for other purposes that are permitted or required by law. This Notice also describes your rights regarding health information we maintain about you and a brief description of how you may exercise these rights.  This Notice further states the obligations we have to protect your health information.

“Protected health information” means health information (including identifying information about you) we have collected from you or received from your health care providers, health plans, your employer or a health care clearinghouse.   It may include information about your past, present or future physical or mental health or condition, the provision of your health care, and payment for your health care services.

We are required by law to maintain the privacy of your health information and to provide you with this notice of our legal duties and privacy practices with respect to your health information.  We are also required to comply with the terms of our current Notice of Privacy Practices.

II.    How We Will Use and Disclose Your Health Information

We will use and disclose your health information as described in each category listed below.  For each category, we will explain what we mean in general, but not describe all specific uses or disclosures of health information.

A. Uses and Disclosures That May Be Made For Treatment, Payment and Operations

1. For Treatment. We will use and disclose your health information to our staff as necessary without your authorization to provide your health care treatment and any related services.  We will also use and disclose your health information to coordinate and manage your health care and related services.  For example, we may need to disclose information to a case manager who is responsible for coordinating your care.  However, when we make disclosures to a third party (other than your health plan) for coordination or management of your health care, we will usually obtain your written authorization prior to the disclosure.  A third party is a person or entity who is not affiliated with our organization.

We may also disclose your health information without your authorization among our clinicians and other staff (including clinicians other than your therapist or principal clinician), who work at Spectrum Health Systems.  For example, our staff may discuss your care at a case conference.  In addition, with your authorization, we will disclose your health information to another health care provider (e.g., your primary care physician or a laboratory) working outside of Spectrum Health Systems.

2.  For Payment. We may use or disclose your health information without your authorization so that the treatment and services you receive are billed to, and payment is collected from, your health plan or other third party payer.  By way of example, we may disclose your health information to permit your health plan to take certain actions before your health plan approves or pays for your services.  These actions may include:

  • making a determination of eligibility or coverage for health insurance; 
  • reviewing your services to determine if they were medically necessary;  
  • reviewing your services to determine if they were appropriately authorized or certified in advance of your care;  or
  • reviewing your services for purposes of utilization review, to ensure the appropriateness of your care, or to justify the charges for your care.

For example, your health plan may ask us to share your health information in order to determine if the plan will approve additional visits to your therapist. 

3.  For Health Care Operations. We may use and disclose health information about you without your authorization for our health care operations. These uses and disclosures are necessary to run our organization and make sure that our consumers receive quality care.  These activities may include, by way of example, quality assessment and improvement, reviewing the performance or qualifications of our clinicians, training students in clinical activities, licensing, accreditation, business planning and development, and general administrative activities. 

We may combine health information of many of our consumers to decide what additional services we should offer, what services are no longer needed, and whether certain new treatments are effective.  We may also combine our health information with health information from other providers to compare how we are doing and see where we can make improvements in our services.  When we combine our health information with information of other providers, we will remove identifying information so others may use it to study health care or health care delivery without identifying specific clients.

We may also use and disclose your health information to contact you to remind you of your appointment. Finally, we may use and disclose your health information to inform you about possible treatment options or alternatives that may be of interest to you. 

B.   Uses and Disclosures That May be Made Without Your Authorization, But For Which You Will Have an Opportunity to Object

1.  Persons Involved in Your Care.  We may provide health information about you to someone who helps pay for your care.  We may use or disclose your health information to notify or assist in notifying a family member, personal representative or any other person that is responsible for your care of your location, general condition or death.  We may also use or disclose your health information to an entity assisting in disaster relief efforts and to coordinate uses and disclosures for this purpose to family or other individuals involved in your health care. 

In limited circumstances, we may disclose health information about you to a friend or family member who is involved in your care.  If you are physically present and have the capacity to make health care decisions, your health information may only be disclosed with your agreement to persons you designate to be involved in your care. 

But, if you are in an emergency situation, we may disclose your health information to a spouse, a family member, or a friend so that such person may assist in your care. In this case we will determine whether the disclosure is in your best interest and, if so, only disclose information that is directly relevant to participation in your care.

And, if you are not in an emergency situation but are unable to make health care decisions, we will disclose your health information to:

  • your health care agent if we have received a valid health care proxy from you,
  • your guardian or medication monitor if one has been appointed by a court, or
  • if applicable, the state agency responsible for consenting to your care.

C.  Uses and Disclosures That May be Made Without Your Authorization or Opportunity to  Object

1.  Emergencies.  We may use and disclose your health information without your authorization in an emergency treatment situation.  By way of example, we may provide your health information to a paramedic who is transporting you in an ambulance.  If a clinician is required by law to treat you and your treating clinician has attempted to obtain your authorization but is unable to do so, the treating clinician may nevertheless use or disclose your health information to treat you.

2.  Research.  We may disclose your health information to researchers when their research has been approved by an Institutional Review Board or a similar privacy board that has reviewed the research proposal and established protocols to protect the privacy of your health information. 

3.  As Required By Law.  We will disclose health information about you when required to do so by federal, state or local law. 

4.  To Avert a Serious Threat to Health or Safety.  We may use and disclose health information about you when necessary to prevent a serious and imminent threat to your health or safety or to the health or safety of the public or another person.  Under these circumstances, we will only disclose health information to someone who is able to help prevent or lessen the threat. 

5.  Organ and Tissue Donation.  If you are an organ donor, we may release your health information to an organ procurement organization or to an entity that conducts organ, eye or tissue transplantation, or serves as an organ donation bank, as necessary to facilitate organ, eye or tissue donation and transplantation.

6.  Public Health Activities.  We may disclose health information about you as necessary for public health activities including, by way of example, disclosures to:

  • report to public health authorities for the purpose of preventing or controlling disease, injury or disability;
  • report vital events such as birth or death;
  • conduct public health surveillance or investigations;
  • report child abuse or neglect;
  • report certain events to the Food and Drug Administration (FDA) by a person subject to the jurisdiction of the FDA including information about defective products or problems with medications;
  • notify consumers about FDA-initiated product recalls;
  • notify a person who may have been exposed to a communicable disease or who is at risk of contracting or spreading a disease or condition;
  • notify the appropriate government agency if we believe an adult has been a victim of abuse, neglect or domestic violence.  We will only notify an agency if we obtain your agreement or if we are required or authorized by law to report such abuse, neglect or domestic violence.

7.  Health Oversight Activities. We may disclose health information about you to a health oversight agency for activities authorized by law.  Oversight agencies include government agencies that oversee the health care system, government benefit programs such as Medicare or Medicaid, other government programs regulating health care, and civil rights laws. 

8.  Disclosures in Legal Proceedings.  We may disclose health information about you to a court when a judge orders us to do so.  We also may disclose health information about you in legal proceedings without your permission or a judge’s order when:

  • you are a party to a legal proceeding and we receive a subpoena for your health information.  Normally, we will not provide this information in response to a subpoena without your authorization if the request is for substance abuse records or for information relating to AIDS or HIV status or genetic testing;
  • your health information involves communications made during a court-ordered psychiatric examination;
  • you introduce your mental or emotional condition in evidence in support of your claim or defense in any proceeding and the judge approves our disclosure of your health information;
  • you sue any of our clinicians or staff for malpractice or initiate a complaint with a licensing board against any of our clinicians;
  • the legal proceeding involves child custody, adoption or dispensing with consent to adoption and the judge approves our disclosure of your health information;
  • one of our social workers brings a proceeding, or is asked to testify in a proceeding, involving foster care of a child or commitment of a child to the custody of the Massachusetts Department of Social Services.

9.  Law Enforcement Activities.  We may disclose health information to a law enforcement official for law enforcement purposes when:

  • you agree to the disclosure; or
  • when the information is provided in response to an order of a court; or
  • we determine that the law enforcement purpose is to respond to a threat of an imminently dangerous activity by you against yourself or another person; or
  • the disclosure is otherwise required by law.

We may also disclose health information about a client who is a victim of a crime, without a court order or without being required to do so by law.  However, we will do so only if the disclosure has been requested by a law enforcement official and the victim agrees to the disclosure or, in the case of the victim’s incapacity, the following occurs:

  • the law enforcement official represents to us that (i) the victim is not the subject of the investigation and (ii) an immediate law enforcement activity to meet a serious danger to the victim or others depends upon the disclosure; and
  • we determine that the disclosure is in the victim’s best interest.

10.  Medical Examiners or Funeral Directors.  We may provide health information about our consumers to a medical examiner.   Medical examiners are appointed by law to assist in identifying deceased persons and to determine the cause of death in certain circumstances.  We may also disclose health information about our consumers to funeral directors as necessary to carry out their duties. 

11.  Military and Veterans. If you are a member of the armed forces, we may disclose your health information as required by military command authorities.  We may also disclose your health information for the purpose of determining your eligibility for benefits provided by the Department of Veterans Affairs.  Finally, if you are a member of a foreign military service, we may disclose your health information to that foreign military authority. 

12.  National Security and Protective Services for the President and Others. We may disclose medical information about you to authorized federal officials for intelligence, counter-intelligence, and other national security activities authorized by law.  We may also disclose health information about you to authorized federal officials so they may provide protection to the President, other authorized persons or foreign heads of state or so they may conduct special investigations. 

13.  Inmates.  If you are an inmate of a correctional institution or under the custody of a law enforcement official, we may disclose health information about you to the correctional institution or law enforcement official. 

14.  Workers’ Compensation.  We may disclose health information about you to comply with the Massachusetts Workers’ Compensation Law.  These disclosures will usually be made only when we have received a court order or, sometimes, when we have received a subpoena for the information.

III.  Uses and Disclosures of Your Health Information with Your Permission.

Uses and disclosures not described in Section II of this Notice of Privacy Practices will generally only be made with your written permission, called an “authorization.”  You have the right to revoke an authorization at any time.  If you revoke your authorization we will not make any further uses or disclosures of your health information under that authorization, unless we have already taken an action relying upon the uses or disclosures you have previously authorized.

IV.    Your Rights Regarding Your Health Information.

A.  Right to Inspect and Copy.

You have the right to request an opportunity to inspect or copy health information used to make decisions about your care – whether they are decisions about your treatment or payment of your care.  Usually, this would include clinical and billing records.  You must submit your request in writing to your clinician.  For your convenience, we have created a form for you to complete.    If you request a copy of the information, we may charge a fee for the cost of copying, mailing and supplies associated with your request. 

We may deny your request to inspect or copy your health information in certain limited circumstances.  In some cases, you will have the right to have the denial reviewed by a licensed health care professional not directly involved in the original decision to deny access.  We will inform you in writing if the denial of your request may be reviewed.  Once the review is completed, we will honor the decision made by the licensed health care professional reviewer. 

B. Right to Amend.

For as long as we keep records about you, you have the right to request us to amend any health information used to make decisions about your care  – whether  they are decisions about your treatment or payment of your care.  Usually, this would include clinical and billing records.   
To request an amendment, you must complete a written request and give to a program representative and tell us why you believe the information is incorrect or inaccurate.  For your convenience, we have created a form for you to complete.   

We may deny your request for an amendment if it is not in writing or does not include a reason to support the request.  We may also deny your request if you ask us to amend health information that:

  • was not created by us, unless the person or entity that created the health information is no longer available to make the amendment;
  • is not part of the health information we maintain to make decisions about your care;
  • is not part of the health information that you would be permitted to inspect or copy; or
  • is accurate and complete.

If we deny your request to amend, we will send you a written notice of the denial stating the basis for the denial and offering you the opportunity to provide a written statement disagreeing with the denial.  If you do not wish to prepare a written statement of disagreement, you may ask that the requested amendment and our denial be attached to all future disclosures of the health information that is the subject of your request.

If you choose to submit a written statement of disagreement, we have the right to prepare a written rebuttal to your statement of disagreement.  In this case, we will attach the written request and the rebuttal (as well as the original request and denial) to all future disclosures of the health information that are the subject of your request. 

C. Right to an Accounting of Disclosures.

You have the right to request that we provide you with an accounting of disclosures we have made of your health information.  An accounting is a list of disclosures.  But this list will not include certain disclosures of your health information, by way of example, those we have made for purposes of treatment, payment, and health care operations.

To request an accounting of disclosures, you must submit your request in writing to a program representative.  For your convenience, we have created a form for you to complete.  The request should state the time period for which you wish to receive an accounting. This time period should not be longer than six years and not include dates before April 14, 2003. 

The first accounting you request within a twelve month period will be free.  For additional requests during the same 12 month period, we will charge you for the  costs of providing the accounting.  We will notify you of the amount we will charge and you may choose to withdraw or modify your request before we incur any costs.

D. Right to Request Restrictions

You have the right to request a restriction on the health information we use or disclose about you for treatment, payment or health care operations.  You may also ask that any part (or all) of your health information not be disclosed to family members or friends who may be involved in your care or for notification purposes as described in Section II(B)(2) of this Notice of Privacy Practices.   

You must request the restriction in writing and given to a program representative using a  Request for Restriction Form, which you should complete and return to the program. 

We are not required to agree to a restriction that you may request.  If we do agree, we will honor your request unless the restricted health information is needed to provide you with emergency treatment. 

E. Right to Request Confidential Communications.

You have the right to request that we communicate with you about your health care only in a certain location or through a certain method.  For example, you may request that we contact you only at work or by e-mail. 

To request such a confidential communication, you must make your request in writing to the program.  We will accommodate all reasonable requests.  You do not need to give us a reason for the request; but your request must specify how and where you wish to be contacted.   

F. Right to a Paper Copy of this Notice

You have the right to obtain a paper copy of this Notice of Privacy Practices at any time.  Even if you have agreed to receive this Notice of Privacy Practices electronically, you may still obtain a paper copy.  To obtain a paper copy, contact the program at which you receive services.

V.    Confidentiality of Substance Abuse Records

For individuals who have received treatment, diagnosis or referral for treatment from our drug or alcohol abuse programs, the confidentiality of drug or alcohol abuse records is protected by federal law and regulations.  As a general rule, we may not tell a person outside the programs that you attend any of these programs, or disclose any information identifying you as an alcohol or drug abuser, unless:

  • you authorize the disclosure in writing; or
  • the disclosure is permitted by a court order; or
  • the disclosure is made to medical personnel in a medical emergency or to qualified personnel for research, audit or program evaluation purposes; or
  • you threaten to commit a crime either at the drug abuse or alcohol program or against any person who works for our drug abuse or alcohol programs.

A violation by us of the federal law and regulations governing drug or alcohol abuse is a crime.  Suspected violations may be reported to the Unites States Attorney in the district where the violation occurs. 

Federal law and regulations governing confidentiality of drug or alcohol abuse permit us to report suspected child abuse or neglect under state law to appropriate state or local authorities.

Please see 42 U.S.C. § 290dd-2 for federal law and 42 C.F.R., Part 2 for federal regulations governing confidentiality of alcohol and drug abuse patient records.

VI.   Complaints

If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with us or with the Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services.  To file a complaint with us, contact our Privacy Officer at 10 Mechanic Street, Suite 302 Street, Worcester, MA. All complaints must be submitted in writing.  You can also call our Privacy Officer, (508) 792-5400 for assistance in filling out complaints. We will not retaliate against you for filing a complaint.

VII.    Changes to this Notice

We reserve the right to change the terms of our Notice of Privacy Practices.  We also reserve the right to make the revised or changed Notice of Privacy Practices effective for all health information we already have about you as well as any health information we receive in the future.  We will post a copy of the current Notice of Privacy Practices at our main office and at each site where we provide care. 

You may also obtain a copy of the current Notice of Privacy Practices by accessing our website at www.spectrumhealthsystems.org or by calling us at (508) 792-5400 and requesting that a copy be sent to you in the mail or by asking for one any time you are at our offices.